Der optimale Versandzeitpunkt für E-Mail Newsletter und Mailings

Es gibt mittlerweile zahlreiche Studien zum Thema Versandzeitpunkt im E-Mail-Marketing, allerdings präsentieren diese meist unterschiedliche Ergebnisse. In diesem Artikel erfahren Sie wie Sie den für Sie passenden optimalen Versandzeitpunkt finden.

Der beste Weg zum erfolgreichen Newsletter sind deshalb Tests mit der eigenen Zielgruppe. Studien liefern jedoch nützliche Anhaltspunkte, an denen Sie sich für Ihre Tests orientieren können. So gestalten Sie die Testphase kürzer und kommen schneller zu Ergebnissen.

Die Frage nach dem optimalen Versandzeitpunkt scheint auf den ersten Blick schnell beantwortet: Sie möchten Ihre Empfänger genau dann erreichen, wenn sie online sind und sich mit ihren E-Mails beschäftigen. Die Herausforderung liegt allerdings darin, diesen individuellen Versandzeitpunkt bei vielen verschiedenen Empfängern mit unterschiedlichen Voraussetzungen und Gewohnheiten möglichst gut zu treffen.

Zum perfekten Versandzeitpunkt von Newslettern gibt es unzählige Studien, Statistiken und Meinungen.

Der ideale Zeitpunkt des E-Mail Versands bei B2B Kunden

Eine erste grobe Richtschnur für Ihren Versandzeitpunkt können Sie zum Beispiel in unserem aktuellen E-Mail-Marketing-Benchmark 2017 finden. Dieser zeigt für die Zielgruppe B2B, dass die mittlere Öffnungsrate am Freitag und Sonntag zwei Höhepunkte erreicht. Sonntags versendete Mailings haben im Mittel die höchste Öffnungsrate dicht gefolgt von Freitag. Samstags versendete Mailings haben hingegen die niedrigste.

Für 2018 zeigt sich ein ähnliches Bild. Mails, die am Wochenende rund um Mitternacht versendet werden (Sonntag zwischen 0 und 3 Uhr: 58,6 Prozent), haben die höchste Öffnungsrate, da sich diese Newsletter am Montagmorgen weit oben im Posteingang des Emfpängers befinden.

Da B2B-Kampagnen oft während der Arbeitszeit gelesen werden, ist es sinnvoll eine E-Mail auch in den regulären Arbeitszeiten zu versenden. Hierbei ist darauf zu achten, nicht während den Stoßzeiten im Postfach des Empfängers zu landen. So befinden sich vor allem am Montagmorgen viele E-Mails im Postfach Ihrer Kunden, die sich über das Wochenende angesammelt haben.

Die Gefahr ist hier groß, dass Ihre E-Mail untergeht oder im Aufräumwahn gelöscht werden. Ähnlich ist es am Freitagnachmittag, zu diesem Zeitpunkt sind die meisten Ihrer Empfänger zumindest mit dem Kopf schon im Wochenende und werden Ihre E-Mails höchstwahrscheinlich nicht mehr öffnen.

Besser ist es Ihren Newsletter kurz nach der Mittagspause zu versenden. In dieser Zeit haben die meisten Empfänger Ihre wichtigsten Aufgaben bereits abgearbeitet und bringen mehr Zeit für das Lesen Ihrer E-Mails mit.

Hinzu kommt, dass gerade nach einer längeren Pause, Mitarbeiter dazu neigen, den E-Mail Posteingang durchzuschauen.

Besonders die Zeiten zwischen 15 Uhr und 16 Uhr haben sich im E-Mail Marketing bei B2B Kunden bewährt. Der Mitarbeiter hat bereits den Großteil seiner Arbeit erledigt, wichtige Meetings sind bereits gelaufen und die Aufnahmefähigkeit ist dramatisch gesunken (das berühmte Nachmittagstief).

Bedenken Sie etwaige Zeitverschiebungen

In einem internationalen Unternehmen mit mehreren Standorten kommt unter Umständen noch eine Zeitverschiebung hinzu. Kollegen in London, Lissabon oder New York kommen erst jetzt ins Büro und beantworten die Fragen von Ihren Kollegen, die weiter östlich sitzen.

An welchen Tagen Sie Ihre E-Mail versenden sollten

Generell lässt sich bei dem Versand von B2B E-Mails feststellen, dass der beste Versandzeitraum zwischen den Tagen Dienstag und Donnerstag liegt. Montagmorgen, Freitagnachmittag als auch am Wochenende hingegen, ist der Versand von E-Mails eher suboptimal.

Der ideale Zeitpunkt des E-Mail Versands bei B2C Kunden

Die mittlere Öffnungsrate für die Zielgruppe B2C zeigt einen anderen Verlauf als die B2B-Kurve. Sie schwankt teilweise erheblich im Wochenverlauf. Die Öffnungsrate nimmt im Wochenverlauf bis Donnerstag ab und erreicht am Samstag den höchsten Wert, um am Sonntag noch einmal deutlich zu sinken. Bei Mailings mit der Zielgruppe B2C ist davon auszugehen, dass die Bereitschaft, am Wochenende die E-Mails zu öffnen größer ist als bei geschäftlichen E-Mails.

Der Benchmark 2018 zeigt, dass sich im B2C-Bereich die höchsten Öffnungsraten Mailings, die am Montag zwischen 3 und 6 Uhr (60,1 Prozent) versendet werden mit Versandzeitpunkten am Nachmittag oder spät abends teilen. Dafür müssen Sie nicht nachts an Ihrem Schreibtisch sitzen. Eine gute Newsletter-Software bietet die Möglichkeit, den Versandzeitpunkt zu hinterlegen und Mails automatisiert zu versenden.

Darüber hinaus finden Sie weitere Details für die Zielgruppen B2B und B2C zu Versandtag und -uhrzeit und viele weitere typische Kennzahlen im E-Mail-Marketing-Benchmark 2018. Jetzt kostenlos downloaden.

Ergänzen Sie diese Anhaltspunkte um Ihr Wissen über Ihre Zielgruppe sowie um weitere Faktoren:

• Merkmale wie Alter, Geschlecht, Beruf, Position oder Interessen helfen Ihnen dabei herauszufinden, wann Ihre Empfänger am besten zu erreichen sind.
• Saison und Wetter haben ebenfalls einen Einfluss auf Ihren Newsletter (z. B. gegen Jahresende rund 35% mehr Versand als im Jahresdurchschnitt oder schlechtere Kennzahlen an sonnigen Tagen).
• Die genaue Analyse Ihrer Website liefert wichtige Indizien, wie Ihre Zielgruppe tickt und wann der größte Bedarf für Ihr Thema besteht. Gibt es eine Regelmäßigkeit, wann die meisten Besucher zu verzeichnen sind? Gibt es einen Peak? Versenden Sie genau an diesem Tag und zu dieser Uhrzeit. Erfahrungsgemäß erfolgen die meisten Öffnungen in den ersten Stunden nach Versand.

Der beste Versandzeitpunkt von Newsletter und anderen Marketing Kampagnen an B2C-Kunden unterscheidet sich wesentlich von dem optimalen E-Mail Versandzeiten von B2B Kampagnen. Anders als bei B2B-Kunden eignen sich hier prinzipiell alle Wochentage zum Versand.

Das sind die besten E-Mail Versandzeiten

Besonders gute Öffnungsraten erzielen Sie wenn Sie während der Woche Ihre Newsletter früh am Morgen oder spät am Abend verschicken. Zu diesem Zeitpunkt befinden sich viele Ihrer B2C-Kunden auf dem Weg zur Arbeit oder Zuhause und vertreiben sich die Zeit mit dem Lesen von E-Mails.

Genauso gut bietet sich der Sonntag zum versenden Ihrer Newsletter. Sonntag surfen Ihre B2C-Kunden gerne mal im Internet und besonders Onlineshops sind an diesem Tag meist gut besucht. Damit ist natürlich auch das Interesse größer Marketing E-Mails mit Rabatten oder Produktempfehlungen zu erhalten.

Achten Sie auf das Wetter

Auch das Wetter hat Einfluss drauf, wann Sie Ihren Newsletter versenden sollten. Beachten Sie deshalb bei der E-Mail Planung die meteorologischen Gegebenheiten. Bei blauem Himmel und Sonnenstrahlen sitzen die meisten Empfänger nicht Zuhause und lesen Ihre E-Mails, sondern genießen das schöne Wetter und unternehmen etwas mit Freunden und Familien.

Werfen Sie ruhig mal einen Blick auf die Wetteraussichten, wenn Sie Ihren E-Mail-Versand planen. Sonnenschein, vor allem am Wochenende, verringert Öffnungs- und Klickraten dramatisch! Ein Sonntag mit Dauerregen dagegen käme für Ihr Marketing wie gerufen

Welcher Wochentag?

• Eine Studie von Smith-Harmon fand heraus, dass die besten Versandtage Montag, Dienstag und Donnerstag sind (die Unterschiede sind jedoch nicht sehr groß).
• Der Montagvormittag sollte aber eher vermieden werden, da viele Postfächer nach dem Wochenende überladen sind und großzügig bereinigt werden. Die Chance, dass Ihre Mail gelöscht wird ohne vorher geöffnet oder gar gelesen zu werden, ist da wesentlich höher.
• Ebenso ungünstig ist der Freitagnachmittag. Der Empfänger ist schon in Richtung Wochenende unterwegs und Ihre E-Mails landen eher Montagfrüh im Papierkorb, als gelesen zu werden.
• Auch am Samstag sind die Aussichten, gelesen zu werden, deutlich geringer: Unternehmen haben frei und Privatkunden kümmern sich um Haushalt und Familie. Dennoch kann die Ruhe im Postfach auch eine Chance sein, dass interessierte Leser sich Zeit nehmen für Ihren Newsletter.
• Der Sonntag hingegen kann gerade für das Endkundengeschäft gut geeignet sein. Der Verbraucher hat Zeit, in Ruhe im Internet zu stöbern und Ihren Mailangeboten genügend Interesse entgegen zu bringen und sich vielleicht auch auf Ihrer Homepage umzusehen.

Öffnungsraten:

In der Regel gestalten sich die Öffnungsraten nach dem Versenden einer E-Mail so:

• Die höchsten Öffnungsraten sind meist in der ersten Stunde nach Versand zu verzeichnen
• In den folgenden Stunden sind die Öffnungsraten um 50% geringer
• Nach 24 Stunden ist die Öffnungsrate in der Regel bei fast 0% angekommen

Testen Sie verschiedene Versandzeitpunkte

Verschiedene Versandzeitpunkte testen

A/B Splits helfen Ihnen bei den Tests, den richtigen Versandzeitpunkt zu ermitteln. Testen Sie im Laufe der Zeit jeden Tag und Zeitraum (z.B. morgens, mittags, nachmittags, abends) und tragen Sie die Ergebnisse in einer Versandmatrix ein. Dies hilft Ihnen, den perfekten Versandzeitpunkt zu finden.

Wir empfehlen, die Auswertung des Mailingvergleichs näher zu betrachten. Vergleichen Sie mehrere Mailings an die gleiche Zielgruppe anhand von Öffnungen, Klicks und Abmeldungen miteinander. Gibt es ein Mailing mit einer wesentlich höheren Öffnungsrate? Nehmen Sie dieses Mailing genauer unter die Lupe. Was war anders? Wie war jeweils der Betreff? Wurde ein anderer Absender verwendet? Gibt es Unterschiede, die sich auf die Öffnungen auswirken könnten, beispielsweise der Versand zu einer anderen Zeit? Nutzen Sie diese Erkenntnisse für den nächsten Versand und lassen Sie diese, wenn nötig, in einen A/B-Split-Test einfließen.

Die Analyse Ihrer Zielgruppe und die generellen Tipps sind eine grobe Richtlinie, die Sie zu Ihrem optimalen E-Mail Versandzeitpunkt hinführen.

Testen Sie bei Ihrem Newsletter verschiedene Versandzeiten und verschicken Sie diese zu verschiedenen Zeiten an unterschiedliche Teile Ihrer E-Mail Liste. Wechseln Sie zusätzlich die Tage Ihres Versandes und finden Sie so den Zeitpunkt, der optimal für Sie und Ihre Zielgruppe ist. Im Nachhinein haben Sie dann die Möglichkeit Ihre E-Mail Statistiken auszuwerten und den Versandzeitpunkt mit der höchsten Öffnungsrate als auch den höchsten Klickraten zu identifizieren.

1) Zeitgesteuerter Versand nach Ortszeit

Das Modul bietet nicht nur die Möglichkeit, die Versandzeit Ihrer Mailings zu terminieren, sondern es beachtet darüber hinaus auch die Zeitzone, in der sich Ihre Abonnenten befinden. Legen Sie beispielsweise für eine Kampagne die Versandzeit auf 9.00 Uhr morgens fest, stellt das Modul sicher, dass der Empfänger in Berlin die E-Mail 9.00 und der Empfänger in London die E-Mail eine Stunde später, also zu “seiner” 9.00 Uhr-Zeit erhält. Grundlage für den Versand nach Ortszeit ist dabei entweder eine Angabe des Länderkennzeichens im Profil des Abonnenten oder die systemseitige statistische Ermittlung der Zeitzone.

Must Have Feature für:

• B2B und B2C-Unternehmen mit weltweitem Kundenstamm
• international agierende Unternehmen (mit mehreren Standorten)
• Agenturen mit internationalen Kunden
• Retail und Etail Händler

2) Zeitgesteuerter Versand nach Wunschzeit des Empfängers

Mithilfe des Versandzeit-Moduls ist es außerdem möglich, E-Mails nach Wunschzeit zu verschicken. Für jeden Abonnent können ein spezifischer Versand-Wochentag und eine Versand-Uhrzeit als Abonnentenfelder im Profil Ihres Lesers angelegt werden. Jeder Abonnent wählt individuell, an welchem Wochentag und zu welcher Uhrzeit er die E-Mails bekommen möchte. Diese Angabe machen die Abonnenten idealerweise bei der Anmeldung zum Newsletter oder sie werden zu einem späteren Zeitpunkt gebeten, das Profil anzupassen. Die übermittelten Werte definieren den individuellen Versandzeitpunkt. Sollten Wunschtage- und zeiten bereits in Ihrem eigenen CRM-System erfasst sein, lassen sich diese natürlich problemlos in die mailingwork E-Mail Marketing Software importieren.

Must Have Feature für:

• Marketer, die sich an den Wünschen ihrer Abonnenten orientieren
• Marketer, die ihre Kunden individuell ansprechen möchten
• Marketer, die Abonnentenprofile ausbauen möchten

Öffnungsraten und Klickverhalten im Tagesablauf
Auch die Tageszeit spielt beim Versand von Newslettern eine wesentliche Rolle. Die meisten E-Mails – 38,53 % – werden am Vormittag zwischen 6 und 12 Uhr verschickt. Die durchschnittliche Öffnungsrate ist allerdings am Nachmittag mit 29,1 % im Vergleich zu 22,1 % am Vormittag deutlich höher, auch wenn dann nur mehr 36,56 % der Newsletter versendet werden. Nach Feierabend sinkt die durchschnittliche Öffnungsrate von Newslettern auf 20,8 % ab, das E-Mail Volumen macht dann noch 21,32 % des Gesamtvolumens aus. Auch bei den Klickraten zeigt sich ein ähnliches Bild, hier werden die besten Durchschnittswerte ebenfalls am Nachmittag verzeichnet.

Der Großteil der Öffnungen von für die Studie betrachteten E-Mails wurde als Desktop Öffnung verzeichnet (Applikationen wie z.B. Outlook). In den frühen Morgenstunden jedoch, zwischen 6 und 7 Uhr, überholen die mobilen Öffnungen die Desktop Öffnungen. Spitzenwerte bei den Desktop Öffnungen werden um 11 Uhr, kurz vor der Mittagspause verzeichnet. Öffnungen über Web-Anwendungen bilden das Schlusslicht und bleiben im gesamten Tagesablauf hinter den Desktop- und mobilen Öffnungen zurück.

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