E-Mail Marketing Checkliste – So erstellst Du das perfekte E-Mailing

Eine schlecht gestaltete E-Mail zu versenden ist so gut wie gar keine E-Mail zu senden. Willst Du dass die Empfänger Deine E-Mail öffnen und auf die Inhalte klicken, dann solltest Du bei der Gestaltung Deines E-Mailings ein paar Punkte beachten.

Diese Checkliste hilft dir dabei ein optisch ansprechendes, leicht lesbares und äußerst überzeugendes Design für Dein E-Mailing zu erstellen.

Was ist das Ziel Deines Mailings?

Bevor Du Dich mit dem Design befasst, solltest Du Dir selbst klar machen was Du mit dem Mailing erreichen willst. Welches Ziel verfolgst Du? Möchtest Du Deinem Leser die neuesten Produkte zeigen, die er im Shop kaufen soll? Oder möchtest Du über eine Standorteröffnung informieren? Ganz egal was Du möchtest, mach Dir vorher bewusst was das Ziel deiner Mail ist und gestalte die Inhalte dementsprechend zielführend!

Verwende eingängige Botschaften

Stelle schon im Betreff aber auch in den Überschriften sicher, dass Du mit eingängigen und informativen Formulierungen den Nutzer zum Öffnen anregst. Die Gestaltung ist das A und O für den Erfolg Deines Mailings.

Personalisierung und dynamische Inhalte

Personalisierte E-Mails haben eine um 26% höhere Chance, geöffnet zu werden. Verwende deshalb nach Möglichkeit personalisierte Daten für Deine Betreffzeile, Text- und Bildinhalte.

Abschnitte Deiner E-Mail sollten als dynamische Segmente angelegt sein, um sie gezielt auf die jeweiligen Interessen Deiner Nutzer zuzuschneiden. So sind die Inhalte Deiner Mail für Deine Abonnenten relevanter und werden eher geöffnet und geklickt. Verkaufst Du beispielsweise in Deinem Onlineshop Sportbekleidung solltest Du die Inhalte auf das Geschlecht Deiner Empfänger zuschneiden. So kannst Du Männern und Frauen entsprechend passende Produkte zeigen.

Der Betreff muss interessant sein und neugierig machen!

Deine Mail soll nicht nur beim Nutzer ankommen sondern soll auch gelesen werden. Der Nutzer selektiert seine Mails und liest nur die Mails die es schaffen seine Aufmerksamkeit zu erlangen. Die Betreffzeile entscheidet also darüber ob der Nutzer die E-Mail öffnet oder nicht. Das Verhältnis von E-Mail Empfängern zu denen die die Mail öffnen nennt man Öffnungsrate. Erreichst Du nicht, dass der Nutzer die Mail öffnet kannst Du dir den Aufwand (und die Kosten) für die Erstellung des Mailings sparen.

• Ist der Betreff interessant und verleitet zum Klicken?
• Ist es persönlich auf die Interessen Deines Nutzers zugeschnitten?
• Füge gegebenenfalls ein auffälliges Emoji hinzu.
• Mit den meisten Mailing Tools kann man vor dem Versand einen A/B-Tests durchführen mit dem verschiedene Betreffzeilen und deren Öffnungsraten testen kann. Entscheide Dich dann für die Variante mit der höchsten Öffnungsrate.

Einleitungstext

• Der Nutzer hat die Mail auf Grund einer bestimmten Betreffzeile geöffnet, daher solltest Du im Einleitungstext unbedingt nochmal auf den Betreff eingehen. Nur so hat der Leser das Gefühl, dass er die Mail nicht umsonst geöffnet hat und wird weiterlesen.
• Kommuniziere dem Leser warum er die Mail lesen sollte. Nenne konkrete Vorteile die der Nutzer hat wenn er die Mail liest.
• Optimiere die Länge für das Vorschaufenster der verschiedenen E-Mail-Clients.
• Halt dich kurz.

Kurze Teaser statt langer Texte

Ein Newsletter beispielsweise besteht idealerweise aus drei bis fünf verschiedenen Themenartikeln. Doch niemand möchte in einer E-Mail lange Texte lesen. Kaum jemand wird sich die Zeit nehmen alle Artikel eines E-Mail Newsletters zu lesen. Vielmehr solltest Du die Themen kurz anreißen, das Interesse des Lesers für einen bestimmten (oder auch mehrere einzelne) Artikel wecken und ihm die Möglichkeit geben, dass er sich weiterführend auf Deiner Website zu dem Artikel informieren kann der ihn interessiert. In den meisten Fällen klickt der Empfänger nur auf einen einzigen Artikel.

Betrachte daher die einzelnen Beiträge in Deiner E-Mail als Teaser. Du solltest den Leser neugierig machen und dazu bringen, dass er sich auf Deiner Website tiefer informiert, eine Anfrage auslöst oder etwas kauft.

E-Mail-Layout

Damit die Empfänger deines Mailings die Mail auch auf kleineren Displays von mobilen Endgeräten gut lesen können solltest Du darauf achten unbedingt ein Responsive und mobile-freundliches Layout zu wählen. Professionelle E-Mail-Marketing Tools bieten meistens schon fertige Vorlagen die für die Darstellung auf mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets optimiert sind. Achte dennoch darauf wenn Du Bilder und Grafiken einsetzt passende Bildformate zu wählen. Die Spalte und somit auch die Bilder sollten eine maximale Breite von 600-640 Pixel nicht überschreiten.

• Verwende ein einspaltiges Layout, da es auf Mobilgeräten besser angezeigt wird.
• Verwende für Mailings ein vertikales Layout statt einem horizontalen.

Themenwahl der Inhalte

Bevor Sie loslegen, empfiehlt es sich, das Layout Ihrer E-Mail zu skizzieren und in Module zu unterteilen.

Beispielsweise solltest Du mit dem Einleitungstext starten und dann drei Artikel mit neuen Produkten und Serviceleistungen zeigen. Dabei kann das dritte Modul beispielsweise immer eine aktuelle Seminar- oder Download-Empfehlung beinhalten oder auf aktuelle Events (wie Roadshows und Messen aufmerksam machen). Auch diese lassen sich gut personalisieren je nach Einzugsgebiet der Empfänger – sofern Du den Standort der Nutzer kennst.

Wenn alle Module inhaltlich zu einem bestimmten übergeordneten Thema passen umso besser – So kannst Du beispielsweise ein Mailing für die neue Frühjahrskollektion oder ein neues Software Release erstellen. Dabei sollten sich dann alle Artikel/Module des Newsletters bzw. Mailings diesem übergeordneten Thema widmen.

Nutze passende Visuals

Die Auswahl von Bildern sollte bedacht gewählt werden. Der Nutzer nimmt unterbewusst die Ästhetik von Visuals wahr und überträgt diese auf die Qualität Deiner Produkte. Verwende daher nur professionelles Bildmaterial. Die Aussage des Motivs sollte natürlich zum Inhalt des jeweiligen Absatzes passen. Die Bildsprache sollte dabei die Botschaft transportieren und den Nutzer anregen – je nach Ziel Deines Mailings – eine bestimmte Aktion auszuführen.

• Investiere Zeit in die Recherche und Bildauswahl. Suche nach Bildern, die sowohl vom Format passen als auch für den Inhalt des jeweiligen Artikel relevant sind.
• Passen die Bildmotive zum Text bzw. Inhalt des Artikels?
• Die Anzahl der Bilder sollte in einem guten Gleichgewicht zu den Textinhalten stehen. Zu viele Bilder oder zu viel Text wirkt nicht gut auf den Leser.
• Optimiere die Dateigröße der verwendeten Bilder um schnellere Ladezeiten zu erzielen.
• Achte darauf, dass Bilder auch nach dem Skalieren / komprimieren immer noch gestochen scharf sind.
• Verwende nach Möglichkeit SVG für Symbole und Logos.
• Verwende Alt-Text, um den Bildern eine Bildbeschreibung hinzuzufügen.

Verwendung von Videos und GIFs

• Verwende ein statisches Bild mit einer Wiedergabetaste.
• Verwende ein animiertes GIF.
• Verwende Kinematographen.
• Verwenden Sie HTML5, um das Video einzubetten.
• Nutze GIFs als alternative zu Videos
• Achte stets auf die Dateigröße und Ladezeiten. Animiere deshalb nur das, was Du animieren möchtest.
• Setze Dir als Ziel, dass die Dateigröße 1 MB nicht überschreitet.

Design und User Experience (UX)

• Achte stets auf eine gute Bedienungsfreundlichkeit. Betrachte Deinen Mailing Entwurf vor dem versenden nochmals mit den Augen des Empfängers.
• Falls eine E-Mail sehr lang ist empfiehlt es sich nach dem Einleitungstext eine art Inhaltsverzeichnis einzufügen. Die Punkte sollten dabei verlinkt sein, so dass der Nutzer bequem zum jeweiligen Artikel spinnen kann der ihn interessiert.
• Verwende Aufzählungszeichen, um die Lesbarkeit zu verbessern.
• Berücksichtige Abstände und Leerräume um Interaktionsflächen und Buttons herum.
• Trenne die Artikel optisch indem Du diese beispielsweise durch dezente Trennlinien voneinander trennst oder mit unterschiedlichen Hintergrundfarben farblich voneinander abhebst.
• Verwende nicht zu viele Bilder und Grafiken, so dass die Mail übersichtlich und aufgeräumt wirkt. Ansonsten ist der Betrachter schnell überfordert.
• Interaktionsflächen wie  z.B. Buttons sollen sich optisch deutlich abheben. Gestalte Buttons groß genug, dass sie zum einen auffallen und sich zum anderen (auch mit mobilen Endgeräten) gut bedienen/drücken lassen. Berücksichtige um Buttons herum immer genügend Freiraum (mind. 20 Pxl).

Schriften

• Schriftgrößen sollten so gewählt werden, dass die Inhalte gut lesbar sind.
• Verwende Webfonts

Farben

• Setze Farben dezent und sinnvoll ein
• Verwende für Deine CTA-Buttons kontrastreiche Farben, so dass die Buttons sich optisch abheben und auffallen.
• Wähle Farben, die dem Corporate Design bzw. Farbschema  Deines Unternehmens entsprechen.
• Warme Farbtöne werden angenehmer bzw. positiver wahrgenommen.

Optimiere die Klickraten Deiner E-Mail

Um eine möglichst hohe Klickrate zu erzielen solltest Du Deine Inhalte optimieren indem Du bei jedem Beitrag bzw. Absatz in der E-Mail dem Nutzer die Möglichkeit gibst sich auf Deiner Website weiterführend zu informieren. Führe den Nutzer mit auffälligen CTA-Buttons gezielt dazu eine bestimmte Handlung bzw. Aktion auszuführen. Die Buttons sollten groß und auffällig gestaltet sein. Idealerweise in auffälligen und psychologisch positiv wahrnehmbaren Farben, wie z.B. in grün oder blau. Auf rot und gelb sollte man eher verzichten. CTA-Buttons müssen nicht zwingend unbedingt in den Primärfarben des Corporate Designs gestaltet sein. Beschrifte die Buttons mit klar verständlichen Handlungsaufforderungen (CTA’s). Beispielsweise können das folgende sein:

• „Jetzt informieren“
• „Jetzt kaufen“
• „Jetzt kostenfrei downloaden“
• „Mehr erfahren“

Nutze die Fußzeile sinnvoll

• Füge alle rechtlich erforderlichen Formulieren ein.
• Jede Mail muss einen Link enthalten, der dem Empfänger ermöglicht den Newsletter abzubestellen.
• Platziere Icons mit Links zu den entsprechenden sozialen Netzwerken.
• Informiere über Kontaktmöglichkeiten. Füge (je nach Zielgruppe/Empfänger) eine Telefonnummer oder E-Mail Adresse vom Vertriebsteam oder dem Support ein. Nutze hierbei ggf. auch die Möglichkeit einen Ansprechpartner als  F2F Kontakt zu nennen.
• Gebe die physische Postanschrift des Unternehmens an.
• Achte darauf dass die Daten korrekt und aktuell sind. Oftmals arbeitet man mit Vorlagen und bemerkt u.U. nicht dass Angaben veraltet sind.

Teste Dein Mailing vor dem Versand

• Achte auf rechtliche Aspekte. Stelle sichernd ass Du alle rechtlichen Vorgaben erfüllst und keine Markenrechte verletzt. Stelle u.A. sicher, dass Du alle Urheber nennst sofern dies erforderlich sein sollte (wie beispielsweise bei Lizenzen für die Nutzung von Bildmaterial).
• Prüfe vor dem Versand die Inhalte immer auf Rechtschreibfehler.
• Überprüfe jeden Link, um sicherzustellen, dass er funktioniert und den Nutzer dorthin führt wo hinführen soll (Desktop und Mobile).
• Prüfe on Dein Mailing für alle mobilen Endgeräte optimiert ist.
• Lege eine Textversion als Fallback-Variante an, so dass die E-Mail auf jedem E-Mail-Client dargestellt werden kann.
• Überprüfe ob Tracking-Codes korrekt implementiert wurden. Oftmals werden diese aus vorherigen Mailings unbewusst kopiert und müssen ausgetauscht bzw. angepasst werden.
• Achte darauf ob Termine, E-Mail-Adressen und Telefonnummern richtig dargestellt werden. einige E-Mail Clients wandeln diese als Links um.
• Viele professionelle Mailing-Tools bieten die Möglichkeit ines A/B-Test, nutze das um so Deine Betreffzeile und Inhalte gezielt zu optimieren.
• Mailing-Tools bieten meist die Möglichkeit eines Client-Checks mit dem Du die Darstellung auf den verschiedensten Endgeräten und Mail-Clients vor dem Versand simulieren kannst. So siehst Du ob das Mailing bei allen Empfänger so ankommt wie Du es Dir wünschst bzw. Du es gestaltet hast.

Wie häufig solltest Du Newsletter versenden?

Achte bei einem Newsletter auf die Häufigkeit bzw. auf die optimale Frequenz. Sind Empfänger von Deinen Mails genervt werden Sie den Newsletter abbestellen. Um keine Abonnenten zu verlieren solltest Du Deine Empfänger vor zu häufigen Mails verschonen. Bewehrt hat sich ein monatlicher oder wöchentlicher Newsletter. Aber auch alle 14 Tage kann ein geeigneter Versandturnus sein. Generell gilt: Du solltest nur dann ein Mailing versenden wenn Du auch was zu sagen hast! Gibt es keine aktuellen News die den Nutzer bzw. Deine Zielgruppe interessieren solltest Du auf den Versand besser verzichten.

Frage bei der Abmeldung auf freiwilliger Basis nach dem Grund, denn über 50% der Abmelder sind bereit diesen mitzuteilen. Nutze diese Erkenntnisse, um einen möglichen nachteiligen Zusammenhang zwischen Kontakthäufigkeit und Abmelderate zu erkennen und richte Deinen Versandzyklus danach aus.

Wähle den richtigen Versandzeitpunkt

Wann Du Dein Mailing oder Newsletter versendest spielt einen wichtige Rolle für den Erfolg. Schließlich entscheidet der richtige Moment des Versandes darüber ob Dein Newsletter von Abonnenten und Kunden gelesen wird oder nicht. Der falsche Zeitpunkt wirkt sich negativ auf Ihre Öffnungsraten und somit natürlich auch auf Ihre Klick- und Konversionraten aus. Demzufolge bringt auch ein toll gestaltetes Mailing  mit interessanten Inhalten nichts, wenn Du es zum falschen Zeitpunkt versendest.

Wenn Du ein transaktionales E-Mailing versendest, ist die Versandzeit von noch größerer Bedeutung. Buchungs- und Versandbestätigungen werden immer umgehend erwartet. In diesem Fall muss der E-Mail Versand sofort erfolgen. Bei anderen Autorespondern und hier insbesondere bei mehrstufigen Serienmails gilt das gleiche Prinzip wie bei den normalen Marketing E-Mails: der optimale Versandzeitpunkt ist entscheidend.

Wann genau man ein Mailing oder Newsletter versenden sollte, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und hängt von der zu bewerbenden Zielgruppe und Kunden ab. Oftmals kann es hilfreich sein, sich mit einem Web-Analytics Tool die Nutzung der Website anzuschauen. So bietet Google Analytics beispielsweise die Möglichkeit sich die Wochentage und Tageszeiten auszuwerten an denen die Website am stärksten genutzt bzw. frequentiert wird.

Mehr zum Thema wie Du den optimalen Versandzeitpunkt für Dein Mailing findest, welche Wochentage und Tageszeiten sich laut Studien am besten eignen für den Versand eines B2B oder B2C Mailings haben wir einem gesonderten Blogbeitrag „Der optimale Versandzeitpunkt für E-Mail Newsletter und Mailings“ für Dich zusammengestellt.

Erfolgskontrolle / Kampagnen-Tracking

• Der Erfolg deines Mailings lässt sich messen. Professionelle Mailing-Tools bieten Statistiken und ermöglichen eine Auswertung der wichtigsten Kennzahlen.
• Ist das Mailing Teil einer Kampagne solltest Du ein Kampagnen-Management nutzen um den Erfolg messen zu können. In diesem Fall achte darauf, dass Du die notwendigen UTM-Tracking Codes eingefügt hast und stelle sicher, dass diese korrekt funktionieren.

Du hast Fragen?

Wir hoffen, dass Dir die Tipps weiterhelfen und wünschen Dir viel Erfolg für Dein nächstes Mailing. Solltest Du professionelle Unterstützung bei der Planung und Erstellung eines E-Mailings wünschen, stehen wir Dir gerne zur Verfügung. Sprich uns einfach an, wir freuen uns auf Deine Anfrage!