Möchtest Du die Zeit um den Jahreswechsel nutzen, um Deine Unterlagen in Ordnung zu bringen? Es ist wichtig zu wissen, welche Belege, Quittungen und Rechnungen du aufbewahren solltest und welche du zu Beginn des Jahres 2023 vernichten kannst.

Aufbewahrungsfristen für Geschäftsbücher, Bilanzen und Briefe

Für Geschäftsbücher, Bilanzen und Geschäftskorrespondenz gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen. Als Unternehmer musst du Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen und andere führende Aufzeichnungen – egal, ob sie digital oder auf Papier vorliegen – zehn Jahre lang aufbewahren. Handels- und Geschäftskorrespondenz, die du empfangen oder versendet hast, muss grundsätzlich sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Kalender, Arbeits- und Fahrberichte, nicht umgesetzte Angebote und Halbjahresbilanzen sind dagegen nicht zur Aufbewahrung verpflichtet.

In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Wichtig ist, dass die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben müssen. Beachte, dass Originalunterlagen auf Thermokopierpapier im Laufe der Zeit unlesbar werden können. Falls sie für steuerliche Zwecke benötigt werden, musst du Kopien anfertigen und diese zusammen mit den Originalen aufbewahren.

Das kannst Du Anfang 2023 entsorgen

Folgende Unterlagen, die bis zum 31. Dezember 2016 erstellt wurden, kannst Du jetzt dem Reißwolf übergeben:

• Schriftwechsel und Geschäftsbriefe
• Versicherungspolicen (nach Ablauf)
• Finanzberichte
• Betriebsprüfungsberichte
• Jahresabschlusserklärungen
• Angebote mit Auftragsfolge
• Bankbürgschaften und Darlehensunterlagen
• Exportunterlagen
• Lohnkonten
• Mahnbescheide
• Geschenknachweise
• Kalkulationsunterlagen

Folgende Unterlagen, die bis zum 31. Dezember 2012 erstellt wurden, kannst Du jetzt vernichten:

• Jahresabschlüsse
• Buchungsbelege, also beispielsweise Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassenzettel, Lieferscheine
• Quittungen
• Kontoauszüge
• Jahresbilanzen
• Inventare
• Kassenberichte
• Kredit- und Steuerunterlagen
• Prozessakten

Zwei Dinge sind dabei wichtig: Beachte dabei, dass die Aufbewahrungsfrist für Jahresabschlüsse, Bilanzen, Lageberichte und Inventare vom Kalenderjahr der Erstellung abhängt. Zum Beispiel, wenn der Jahresabschluss für 2019 im Jahr 2021 erstellt wurde, darf er erst ab dem 1.1.2032 vernichtet werden. Die Aufbewahrungsfrist für Verträge beginnt erst nach Ablauf der Vertragsdauer.

Außerdem gilt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist nur, wenn alle Steuerbescheide bestandskräftig sind. Das bedeutet, dass du keinen Einspruch gegen den Steuerbescheid innerhalb eines Monats nach Erhalt eingelegt hast, der Steuerbescheid nicht vorläufig ist und er nicht unter dem Vorbehalt der Nachprüfung steht.

Aufzeichnungspflichten im Mindestlohngesetz

Das Mindestlohngesetz enthält auch Aufzeichnungspflichten für Unternehmer. Seit 2015 müssen Arbeitgeber in der Regel die Arbeitszeiten von geringfügig Beschäftigten, kurzfristig Beschäftigten und Beschäftigten in bestimmten Branchen wie dem Bau- und Gaststättengewerbe aufzeichnen und mindestens zwei Jahre lang aufbewahren.